কিভাবে ব্যবসার খরচ কমানো যায়? ব্যবসায় ব্যয় কমানো কৌশল 

–

ব্যবসা পরিচালনা করছেন? কিন্তু ব্যবসাতে প্রচুর খরচ বৃদ্ধি পাচ্ছে যা রিকোভার করতে হিমশিত খেতে হয়? কোনো ভাবে এই খরচ গুলো কাটিয়ে উঠার উপায় খুজে পাচ্ছেন না? শান্ত হোন, নিজের প্রতি ভরসা রাখুন, ধৈর্য্যের সহিত আমাদের এবারের আর্টিকেলটি পড়ুন। আশা করি কিভাবে ব্যবসার খরচ কমানো যায়? সেই বিষয়ে একটা স্বচ্ছ ধারণা পেয়ে যাবেন। 

আজকের প্রতিযোগিতামূলক ব্যবসায়িক পরিবেশে, আপনার ব্যবসার ব্যয় নিয়ন্ত্রণে রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসায়িক ব্যয় হ্রাস করে, আপনি একটি সঠিক ক্যাশ ফ্লো বজায় রাখতে পারেন, যা আপনার ব্যবসা বাড়াতে এবং স্থায়িত্বের জন্য অপরিহার্য। তাই কিভাবে ব্যবসার খরচ কমানো যায়? বা ব্যবসায় ব্যয় কমানো কৌশল সম্পর্কে জানা সকল ব্যবসায়ীদের জন্য প্রয়োজন। যা এবারের আর্টিকেলটিতে কভার করা হবে। 

কিভাবে ব্যবসার খরচ কমানো যায়? 

এই পর্যায়ে একেক করে ব্যবসায়ের খরচ কমানোর জন্য যে যে সেক্টরে দৃষ্টিপাত করা উচিৎ সেগুলো নিয়ে জানানো হবে এবং কিভাবে ব্যবসার খরচ কমানো যায় সেটার দিকনির্দেশনা দেয়া হবে। 

বর্তমান খরচের হিসাব বিশ্লেষণ করুন  

আপনার বর্তমান ব্যয় বিশ্লেষণ করা ব্যবসায়িক ব্যয় হ্রাস করার প্রথম পদক্ষেপ। এই প্রক্রিয়ায় আপনার সমস্ত ব্যবসায়িক খরচ পর্যালোচনা করতে হয়। এক্ষেত্রে যেখানে আপনি খরচ কমাতে পারেন এমন ক্ষেত্রগুলি চিহ্নিত করতে পারেন৷ একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ ব্যয় বিশ্লেষণ করে, আপনি কোথায় অপ্রয়োজনীয়ভাবে অর্থ ব্যয় করছেন তা নির্ধারণ করতে পারেন এবং সেই ব্যয়গুলি হ্রাস করার জন্য পদক্ষেপ নিতে পারেন। কিছু কার্যকর পদক্ষেপ যা নিতে পারেন – 

আপনি যেখানে অতিরিক্ত অর্থ ব্যয় করছেন তা চিহ্নিত করুন: আপনার বর্তমান ব্যয় বিশ্লেষণ করে, আপনি এমন সেক্টর সনাক্ত করুন যেখানে আপনি আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি অর্থ ব্যয় করছেন। 

খরচ সাশ্রয়ের সুযোগ খুঁজুন: খরচ বিশ্লেষণ আপনাকে অর্থ সঞ্চয় করার সুযোগ খুঁজে পেতে সাহায্য করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সরবরাহকারীদের সাথে আরও ভাল হারে আলোচনা করতে সক্ষম হতে পারেন বা একটি সস্তা বিক্রেতার কাছে যেতে পারেন।

মুনাফা বাড়ান: আপনার খরচ কমিয়ে আপনি আপনার মুনাফা বাড়াতে পারেন। সীমিত সম্পদ আছে এমন ছোট ব্যবসার জন্য এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যয়ের প্রকারভেদ গুলো 

১) স্থির ব্যয়: স্থির ব্যয় হল এমন খরচ যা মাসে মাসে একই থাকে, যেমন ভাড়া বা বেতন।

২) পরিবর্তনশীল ব্যয়: পরিবর্তনশীল ব্যয়গুলি এমন ব্যয় যা মাসে মাসে পরিবর্তিত হয়, যেমন অফিস সরবরাহ বা ভ্রমণ ব্যয়।

৩) বিবেচনামূলক ব্যয়: বিবেচনামূলক ব্যয়গুলি এমন ব্যয় যা আপনার ব্যবসা পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় নয়, সেই ব্যয় গুলো অনায়াসেই বাদ দেয়া যায়।

৪) পরোক্ষ খরচ: পরোক্ষ খরচ হল এমন খরচ যা আপনার পণ্য বা সেবার উৎপাদনের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত নয়, যেমন – বিজ্ঞাপন বা বিপণন খরচ। এগুলোকে চাইলেই একটু কম করা যায়। 

ব্যবসার খরচ কমানোর জন্য টুলস এবং সফ্টওয়্যার

ব্যবসার খরচ ট্র্যাক এবং বিশ্লেষণ করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য টুলস এবং সফ্টওয়্যা রয়েছে৷ সবচেয়ে জনপ্রিয় গুলোর মধ্যে রয়েছে:

১) QuickBooks: QuickBooks হল একটি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যা আপনাকে আপনার ব্যবসার খরচ ট্র্যাক করতে, চালান তৈরি করতে এবং আপনার আর্থিক পরিচালনা করার সুযোগ করে দেয়।

২) Expensify: Expensify হল একটি টুল যা আপনাকে রসিদ স্ক্যান করতে এবং রিয়েল-টাইমে আপনার ব্যবসার খরচ ট্র্যাক করতে দেয়।

৩) ফ্রেশবুকস: ফ্রেশবুকস হল একটি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যা আপনাকে চালান তৈরি করতে, আপনার খরচ ট্র্যাক করতে এবং আপনার আর্থিক পরিচালনা করতে সাহায্য করে।

৪) মিন্ট: মিন্ট হল একটি বাজেটিং টুল যা আপনাকে আপনার খরচ ট্র্যাক করতে এবং একটি বাজেট তৈরি করতে দেয়।

খরচকে শ্রেনীতে ভাগ করে অগ্রাধিকার দিন

আপনার ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়া ব্যবসায়িক ব্যয় হ্রাস করার মাধ্যমে কোন খরচগুলি অপরিহার্য এবং কোনটি কাটা বা হ্রাস করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করা যায়। ব্যয়কে অগ্রাধিকার দিয়ে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার ব্যবসা সম্ভাব্য সবচেয়ে কার্যকর উপায়ে সম্পদ বরাদ্দ করছে।

ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়ার গুরুত্ব:

১) কার্যকরভাবে সম্পদ বরাদ্দ করুন: আপনার ব্যয়কে অগ্রাধিকার দিয়ে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার ব্যবসা সম্ভাব্য সবচেয়ে কার্যকর উপায়ে সম্পদ বরাদ্দ করছে। এটি আপনাকে আপনার লাভকে সর্বাধিক করতে এবং অপচয় কমাতে সহায়তা করতে পারে।

২) অপ্রয়োজনীয় ব্যয় হ্রাস করুন: আপনার ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়া আপনাকে অ-প্রয়োজনীয় ব্যয় সনাক্ত করতে সহায়তা করতে পারে যা কাটা বা হ্রাস করা যেতে পারে। এটি আপনাকে অর্থ সঞ্চয় করতে এবং আপনার আর্থিক স্বাস্থ্যের উন্নতি করতে সহায়তা করতে পারে।

৩) সিদ্ধান্ত গ্রহণের একটিভ থাকুন: আপনার ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়া আপনাকে আপনার সংস্থানগুলি কোথায় বরাদ্দ করতে হবে সে সম্পর্কে আরও ভাল সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করতে পারে। এটি আপনাকে আপনার ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ উন্নত করতে এবং আপনার লক্ষ্যগুলিকে আরও কার্যকরভাবে অর্জন করতে সহায়তা করবে।

অপরিহার্য এবং অপ্রয়োজনীয় খরচ নির্ধারণ

আপনার ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়ার সময়, কোন ব্যয় অপরিহার্য এবং কোনটি অপ্রয়োজনীয় তা নির্ধারণ করা গুরুত্বপূর্ণ। অত্যাবশ্যকীয় ব্যয়গুলি হল আপনার ব্যবসা পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় খরচ, অন্যদিকে অ-প্রয়োজনীয় খরচগুলি প্রয়োজনীয় নয়।

অত্যাবশ্যকীয় ব্যয়ের উদাহরণ

• ভাড়া বা বন্ধকী পেমেন্ট
• ইউটিলিটি (বিদ্যুৎ, জল, ইত্যাদি)
• কর্মচারীদের বেতন ও সুবিধা
• কাঁচামাল বা জায়
• বীমা
• কর

অপ্রয়োজনীয় খরচের উদাহরণ

• অফিস সজ্জা বা আসবাবপত্র
• ভ্রমণ খরচ
• পেশাগত উন্নয়ন ব্যয়
• সদস্যতা বা সদস্যতা
• বিজ্ঞাপন বা বিপণন খরচ

ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়ার পদ্ধতি

ব্যয়কে অগ্রাধিকার দিতে ব্যবহার করতে পারে এমন বেশ কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে। সবচেয়ে কার্যকর কিছু পদ্ধতির মধ্যে রয়েছে:

১) একটি বাজেট তৈরি করা: একটি বাজেট তৈরি করা আপনার ব্যয়কে অগ্রাধিকার দেওয়ার একটি কার্যকর উপায়। একটি বাজেট সেট করে, আপনি নির্ধারণ করতে পারেন যে আপনি বিভিন্ন খরচের জন্য কত টাকা বরাদ্দ করতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি সম্ভাব্য সবচেয়ে কার্যকর উপায়ে সম্পদ বরাদ্দ করছেন।

২) একটি ব্যয়-সুবিধা বিশ্লেষণ করা: একটি ব্যয়-সুবিধা বিশ্লেষণে এটি প্রদান করা সুবিধাগুলির বিপরীতে ব্যয়ের ব্যয়কে ওজন করা জড়িত। এটি আপনাকে নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে যে কোন খরচগুলি অপরিহার্য এবং কোনটি কাটা বা কমানো যেতে পারে।

৩) SWOT বিশ্লেষণ করা: একটি SWOT বিশ্লেষণের মধ্যে আপনার ব্যবসার শক্তি, দুর্বলতা, সুযোগ এবং হুমকি চিহ্নিত করা জড়িত। এটি আপনাকে নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে যে কোন খরচগুলি প্রয়োজনীয় এবং কোনটি আপনার ব্যবসার উপর তাদের প্রভাবের উপর ভিত্তি করে কাটা বা কমানো যেতে পারে।

আউটসোর্সিং এর মাধ্যমে কাজ করিয়ে নিন

আউটসোর্সিং বলতে কাজ বা প্রকল্পগুলিকে অফিসের মধ্যে সম্পন্ন করার পরিবর্তে তৃতীয় পক্ষের কোম্পানি বা ব্যক্তিকে অর্পণ করার প্রক্রিয়াকে বোঝায়। আউটসোর্সিং সমস্ত আকারের ব্যবসার মধ্যে ক্রমবর্ধমান জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে, কারণ এটি বিভিন্ন সুবিধা এবং সুবিধা প্রদান করে।

আউটসোর্সিং এর সুবিধাঃ

১) খরচ সঞ্চয়: আউটসোর্সিং নতুন কর্মচারী নিয়োগ এবং প্রশিক্ষণ বা ব্যয়বহুল টুলস বা সফ্টওয়্যার বিনিয়োগের তুলনায় উল্লেখযোগ্যভাবে সস্তা হতে পারে।

২) বিশেষ দক্ষতা গ্রহন: আউটসোর্সিং ব্যবসাগুলিকে এমন বিশেষ দক্ষতা প্রদন করে যা তাদের অফিসে নাও থাকতে পারে, যেমন মার্কেটিং, ওয়েব ডেভেলপমেন্ট বা গ্রাহক সেবা।

৩) বর্ধিত দক্ষতা: আউটসোর্সিং নন-কোর টাস্ক ব্যবসাকে তাদের মূল দক্ষতার উপর ফোকাস করতে এবং দক্ষতা উন্নত করতে দেয়।

৪) স্কেলেবিলিটি: আউটসোর্সিং ব্যবসাগুলিকে কর্মীদের নিয়োগ বা ছাঁটাই না করেই তাদের প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে সহজেই তাদের ক্রিয়াকলাপগুলিকে উপরে বা কম করতে দেয়।

আউটসোর্সিং করার জন্য কাজের ধরন:

১) প্রশাসনিক কাজ: ডাটা এন্ট্রি, সময়সূচী এবং ইমেল পরিচালনার মতো প্রশাসনিক কাজগুলি সহজেই আউটসোর্স করা যেতে পারে।

২) মার্কেটিংয়ের কাজ: সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজমেন্ট, কন্টেন্ট তৈরি এবং ইমেল মার্কেটিং-এর মতো মার্কেটিং কাজগুলি বিশেষায়িত সংস্থা বা ফ্রিল্যান্সারদের কাছে আউটসোর্স করা যেতে পারে।

৩) কাস্টমার সার্ভিস: আউটসোর্সিং গ্রাহক পরিষেবা কার্যগুলি ব্যবসাগুলিকে অতিরিক্ত কর্মী বা প্রশিক্ষণে বিনিয়োগ না করেই উচ্চমানের গ্রাহক সহায়তা প্রদান করতে সহায়তা করতে পারে।

৪) অ্যাকাউন্টিং এবং বুককিপিং: আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্টিং এবং বুককিপিং কাজগুলি ব্যবসাগুলিকে সঠিক আর্থিক রেকর্ড বজায় রাখতে এবং ট্যাক্স প্রবিধানগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে।

আউটসোর্সিং নেয়ার ক্ষেত্রে নির্দেশনা 

১) কাজের পরিধি স্পষ্ট করুন: কাজের পরিধি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করুন এবং আউটসোর্সিং কোম্পানি বা ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করুন যাতে সবাই একই পৃষ্ঠায় থাকে।

২) সঠিক আউটসোর্সিং পার্টনার বেছে নিন: সম্ভাব্য আউটসোর্সিং পার্টনারদেরকে উচ্চ-মানের কাজ দেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য সাবধানে গবেষণা করুন।

৩) স্পষ্ট যোগাযোগ স্থাপন করুন: আপনি আপনার আউটসোর্সিং অংশীদারের সাথে যোগাযোগ রাখতে পারেন এবং অগ্রগতি নিরীক্ষণ করতে পারেন তা নিশ্চিত করতে স্পষ্ট যোগাযোগ স্থাপন করুন।

৪) বাস্তবসম্মত সময়সীমা সেট করুন: প্রকল্পটি সময়মতো এবং আপনার সন্তুষ্টির জন্য সম্পন্ন হয়েছে তা নিশ্চিত করতে বাস্তবসম্মত সময়সীমা এবং মাইলফলক সেট করুন।

৫) আপনার ডেটা সুরক্ষিত করুন: নিশ্চিত করুন যে আপনার আউটসোর্সিং পার্টনারের আপনার ডেটা এবং মেধা সম্পত্তি রক্ষা করার জন্য পর্যাপ্ত নিরাপত্তা ব্যবস্থা রয়েছে।

রিমোট ওয়ার্ক (ঘরে বসে কাজ) করানোর কথা ভাবুন

কর্মচারীদের অফিসের বাইরে বাসা থেকে বা অন্য অবস্থান থেকে কাজ করার অনুমতি দিয়ে, কোম্পানিগুলি তাদের কর্মশক্তির জন্য আরও নমনীয়তা প্রদান করার সাথে সাথে অফিসের স্থান এবং অন্যান্য ওভারহেড খরচগুলিতে অর্থ সঞ্চয় করতে পারে। দূরবর্তী কাজের ক্ষেত্রে বিবেচনা করার জন্য এখানে কিছু মূল বিষয় রয়েছে:

Work From Home এর সুবিধা

• অফিসের খরচ কমানো: দূরবর্তী কাজ ব্যবসায়িকদের অফিস স্পেস, ইউটিলিটি এবং অন্যান্য ওভারহেড খরচে অর্থ সাশ্রয় করতে সাহায্য করতে পারে।
• উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি: গবেষণায় দেখা গেছে যে বাড়িতে বসে কাজ করা কর্মীরা প্রায়শই তাদের অফিস-আবদ্ধ সমকক্ষদের তুলনায় বেশি উৎপাদনশীল।
• উন্নত কর্ম-জীবনের ভারসাম্য: দূরবর্তী কাজ কর্মচারীদের দীর্ঘ যাতায়াত এড়াতে এবং তাদের পরিবারের সাথে আরও বেশি সময় কাটাতে বা অন্যান্য স্বার্থ অনুসরণ করতে দেয়।

ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতি বাস্তবায়ন

অফিসের বাইরে থেকে কাজের নীতি সফলভাবে বাস্তবায়ন করতে, ম্যানেজার এবং কর্মচারী উভয়ের জন্য স্পষ্ট নির্দেশিকা এবং প্রত্যাশা স্থাপন করা গুরুত্বপূর্ণ। কিছু মূল বিবেচনার মধ্যে রয়েছে:

• জবাবদিহিতা এবং উত্পাদনশীলতা নিশ্চিত করতে দূরবর্তী কর্মীদের জন্য নির্দিষ্ট লক্ষ্য এবং সময়সীমা নির্ধারণ করা।
• ম্যানেজার এবং দূরবর্তী কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগের স্পষ্ট লাইন স্থাপন করা যাতে তারা সংযুক্ত এবং অবগত থাকে তা নিশ্চিত করা।
• ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলস এবং কোম্পানির নেটওয়ার্ক এবং ডেটাতে নিরাপদ দূরবর্তী অ্যাক্সেসের মতো দূরবর্তী কাজ সক্ষম করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রযুক্তি এবং সরঞ্জাম সরবরাহ করা।
• দূরবর্তী কর্মীদের একটি নিরাপদ এবং আরামদায়ক কর্মক্ষেত্র রয়েছে তা নিশ্চিত করা যা ergonomic মান পূরণ করে এবং পর্যাপ্ত গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা প্রদান করে।

বাসা থেকে কাজের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন:

দূরবর্তী কাজের থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে, সর্বোত্তম অনুশীলন এবং অভ্যাস স্থাপন করা গুরুত্বপূর্ণ যা উত্পাদনশীলতা এবং কর্ম-জীবনের ভারসাম্যকে উন্নীত করে। কিছু মূল অনুশীলন অন্তর্ভুক্ত:

• একটি রুটিন স্থাপন করা এবং একটি নিয়মিত সময়সূচীতে লেগে থাকা নিশ্চিত করা যে কাজটি ব্যক্তিগত সময়ের মধ্যে রক্তপাত না করে।
• প্রসারিত, ঘোরাঘুরি এবং রিচার্জ করতে নিয়মিত বিরতি নিন।
• একটি নির্দিষ্ট কর্মক্ষেত্র তৈরি করা যা ব্যক্তিগত থাকার জায়গা এবং বিভ্রান্তি থেকে আলাদা।
• সংযুক্ত এবং অবহিত থাকার জন্য ম্যানেজার এবং সহকর্মীদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করা।
• সংগঠিত থাকতে, প্রকল্পগুলি পরিচালনা করতে এবং অন্যদের সাথে সহযোগিতা করার জন্য দূরবর্তী কাজের সরঞ্জাম এবং প্রযুক্তির সুবিধা গ্রহণ করা।

মাথাপিছু খরচ কমানো:

মাথাপিছু খরচগুলি চলমান খরচগুলিকে বোঝায় যা একটি ব্যবসার সুবিধা, সরঞ্জাম এবং কর্মীদের পরিচালনা এবং বজায় রাখার জন্য ব্যয় করে। এই খরচগুলি দ্রুত যোগ করতে পারে এবং লাভে খেতে পারে, তাই সেগুলি কমানোর উপায়গুলি খুঁজে বের করা গুরুত্বপূর্ণ৷ ওভারহেড খরচ কমানোর ক্ষেত্রে এখানে কিছু মূল বিষয় বিবেচনা করতে হবে:

সাধারণ মাথাপিছু ব্যয়:

• অফিস স্থান, সরঞ্জাম, বা যানবাহনের জন্য ভাড়া বা লিজ প্রদান
• ইউটিলিটি যেমন বিদ্যুৎ, পানি এবং গ্যাস
• ইন্টারনেট এবং ফোন পরিষেবা
• দায়, সম্পত্তি, এবং স্বাস্থ্য বীমার জন্য বীমা প্রিমিয়াম
• প্রশাসনিক এবং সহায়ক কর্মীদের জন্য বেতন এবং সুবিধা
• সরঞ্জাম এবং সুবিধার জন্য রক্ষণাবেক্ষণ এবং মেরামতের খরচ
• ব্যবসায়িক ভ্রমণের জন্য ভ্রমণ ব্যয়

মাথাপিছু খরচ কমানোর কৌশল

মাথাপিছু খরচ কমাতে, ব্যবসায়িকদের তাদের খরচ পরিচালনার জন্য একটি সক্রিয় পদ্ধতির অবলম্বন করতে হবে। বিবেচনা করার জন্য কিছু মূল কৌশল অন্তর্ভুক্ত:

• ইউটিলিটি খরচ কমাতে শক্তিশালী-দক্ষ সরঞ্জাম এবং যন্ত্রপাতি ব্যবহার করা
• অফিস স্পেস একত্রিত করা থেকে ভাড়া এবং ইউটিলিটিগুলি বাঁচাতে ভার্চুয়াল অফিসে স্যুইচ করা
• আউটসোর্সিং এর মাধ্যমে কাজ করিয়ে কর্মীদের খরচ কমানো
• মেরামতের খরচ কমাতে এবং সরঞ্জামের আয়ু বাড়াতে প্রতিরোধমূলক রক্ষণাবেক্ষণে বিনিয়োগ করা
• সর্বনিম্ন সম্ভাব্য হারে পর্যাপ্ত কভারেজ নিশ্চিত করতে নিয়মিতভাবে বীমা পলিসি গ্রহন করা

খরচ সাশ্রয়ের জন্য টিপস

এই কৌশলগুলি ছাড়াও, অনেকগুলি টিপস এবং সর্বোত্তম অনুশীলন রয়েছে যা ব্যবসাগুলি ওভারহেড খরচ কমাতে গ্রহণ করতে পারে, যেমন:

• কর্মীদের বিদ্যুতের ব্যবহার সম্পর্কে সচেতন হতে এবং ব্যবহার না করার সময় লাইট এবং সরঞ্জাম বন্ধ করতে উৎসাহিত করা
• কাগজবিহীন ব্যবস্থা বাস্তবায়ন করা এবং মুদ্রণ ও কাগজের ব্যবহার কমানো
• অফিসের জায়গার চাহিদা এবং সংশ্লিষ্ট খরচ কমাতে টেলিকমিউটিং বা নমনীয় কাজের সময়সূচী সেট করা
• কেনাকাটা করার আগে সরবরাহ এবং সরঞ্জামের বেস্ট প্রাইজ খুজে কেনাকাটা করুন
• কর্মচারীদের প্রণোদনা প্রদান করা যারা খরচ-সংরক্ষণের ধারণা নিয়ে আসে বা কোম্পানির ক্রিয়াকলাপে অদক্ষতা চিহ্নিত করে।

শক্তি-সাশ্রয়ী ব্যবস্থা প্রয়োগ করুন

সমস্ত আকারের ব্যবসার জন্য বিদ্যুৎ খরচ একটি উল্লেখযোগ্য ব্যয়, এবং বিদ্যুৎ ব্যবহার হ্রাস কোম্পানিগুলিকে অর্থ সাশ্রয় করতে এবং আরও টেকসই হতে সাহায্য করতে পারে। শক্তি-সাশ্রয়ী ব্যবস্থাগুলি বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে এখানে কিছু মূল বিষয় বিবেচনা করতে হবে:

পাওয়ার সঞ্চয় ব্যবস্থার সুবিধা:

• কম বিদ্যুৎ বিল: শক্তির ব্যবহার কমানো ব্যবসাগুলিকে তাদের মাসিক ইউটিলিটি বিলগুলিতে অর্থ বাঁচাতে সাহায্য করতে পারে।
• পরিবেশগত প্রভাব হ্রাস: গ্রীনহাউস গ্যাস নির্গমনে শক্তির ব্যবহার একটি প্রধান অবদানকারী, এবং শক্তি-সংরক্ষণের ব্যবস্থা বাস্তবায়ন ব্যবসাগুলিকে তাদের কার্বন পদচিহ্ন কমাতে এবং একটি স্বাস্থ্যকর পরিবেশে অবদান রাখতে সহায়তা করতে পারে।
• বর্ধিত ব্র্যান্ড ইমেজ: অনেক ভোক্তা স্থায়িত্ব এবং পরিবেশগত দায়িত্বকে অগ্রাধিকার দেয় এমন ব্যবসা থেকে পণ্য এবং সেবা নিতে আগ্রহী। তাই শক্তি-সাশ্রয়ী পদক্ষেপগুলি বাস্তবায়ন করা একটি কোম্পানির ব্র্যান্ড ইমেজ এবং খ্যাতি উন্নত করতে পারে।

ব্যবসার জন্য পাওয়ার সঞ্চয় ব্যবস্থা:

শক্তির খরচ কমাতে, ব্যবসাগুলি বিভিন্ন ধরনের বিদ্যুৎ সাশ্রয়ী ব্যবস্থা প্রয়োগ করতে পারে, যেমন:

• বিদ্যুৎ সাশ্রয়ী লাইট ব্যবহার করা, যেমন LED বাল্ব, যা ঐতিহ্যগত ভাস্বর বাল্বের তুলনায় 75% পর্যন্ত শক্তির ব্যবহার কমাতে পারে।
• এনার্জি স্টার-রেটেড রেফ্রিজারেটর, এইচভিএসি সিস্টেম এবং কম্পিউটারের মতো শক্তি-দক্ষ যন্ত্রপাতি এবং সরঞ্জামগুলিতে বিনিয়োগ করা।
• একটি বিল্ডিং অটোমেশন সিস্টেম বাস্তবায়ন করা যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আলো, উত্তাপ এবং দিনের বেলার উপর ভিত্তি করে ঠাণ্ডা করার সামঞ্জস্য করতে পারে।
• যেখানে শক্তি খরচ হ্রাস করা যেতে পারে, যেমন বিল্ডিং খামে ফুটো, অদক্ষ সরঞ্জাম, বা অপচয়ের অভ্যাসগুলি সনাক্ত করতে একটি শক্তি নিরীক্ষা পরিচালনা করা।

বিদ্যুৎ খরচ কমানোর উপায়:

এই বিদ্যুৎ সাশ্রয়ী ব্যবস্থাগুলি ছাড়াও, ব্যবসাগুলি তাদের শক্তি খরচ কমাতে পারে এমন অনেকগুলি উপায় রয়েছে, যেমন:

• কর্মচারীদের ব্যবহার না করার সময় লাইট এবং সরঞ্জাম বন্ধ করতে উৎসাহিত করা
• যখনই সম্ভব প্রাকৃতিক আলো ব্যবহার করা 
• তাপ বৃদ্ধি এবং একদৃষ্টি কমাতে শেড বা ব্লাইন্ড ইনস্টল করা
• থার্মোস্ট্যাটকে একটি আরামদায়ক কিন্তু শক্তি-দক্ষ তাপমাত্রায় সেট করা, যেমন শীতকালে 68-70 ডিগ্রি ফারেনহাইট এবং গ্রীষ্মে 75-78 ডিগ্রি ফারেনহাইট৷
• নবায়নযোগ্য শক্তির উৎসতে স্যুইচ করা। যেমন – সৌর প্যানেল বা বায়ু টারবাইন, বিদ্যুৎ উৎপন্ন।

ট্যাক্স বা কর কমানোর সুযোগ গ্রহন 

ছোট ব্যবসা তাদের ট্যাক্স দায় কমাতে এবং অর্থ সঞ্চয় করার জন্য কর কর্তনের সুবিধা নিতে পারে। ছোট ব্যবসার জন্য ট্যাক্স কর্তনের ক্ষেত্রে এখানে কিছু মূল বিষয় বিবেচনা করতে হবে:

ছোট ব্যবসার জন্য কর কর্তন:

১) হোম অফিস ডিডাকশন: যদি একটি অফিসের একটি অংশ শুধুমাত্র ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয়, তাহলে ব্যবসার মালিক ভাড়া, ইউটিলিটি এবং মেরামতের মতো সম্পর্কিত খরচ কাটাতে সক্ষম হতে পারেন।

২) ব্যবসায়িক খরচ: ব্যবসাগুলি তাদের ব্যবসা পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত খরচগুলি কমাতে পারে। যেমন ভাড়া, ইউটিলিটি, সরবরাহ এবং ভ্রমণের খরচ।

৩) অবচয়: ব্যবসাগুলি তাদের ব্যবসায় সময়ের সাথে সাথে ব্যবহৃত সম্পদের খরচ কাটাতে পারে, যেমন সরঞ্জাম বা যানবাহন।

৪) স্বাস্থ্য বীমা প্রিমিয়াম: যে ব্যবসাগুলি তাদের কর্মচারীদের স্বাস্থ্য বীমা প্রদান করে তারা সংশ্লিষ্ট প্রিমিয়াম কাটাতে সক্ষম হতে পারে।

কর কর্তনের জন্য যোগ্যতার মানদণ্ড

ট্যাক্স কর্তনের জন্য যোগ্য হতে, ব্যবসাগুলিকে অবশ্যই কিছু মানদণ্ড পূরণ করতে হবে, যেমন:

• ব্যয়গুলি অবশ্যই ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত হতে হবে: কেবলমাত্র ব্যবসার পরিচালনার সাথে সরাসরি সম্পর্কিত ব্যয়গুলিই কাটছাঁটের জন্য যোগ্য।
• ব্যয় অবশ্যই যুক্তিসঙ্গত হতে হবে: ব্যবসা পরিচালনার জন্য ব্যয় অবশ্যই যুক্তিসঙ্গত এবং প্রয়োজনীয় হতে হবে।
• ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন: কর্তনের দাবি করার জন্য, ব্যবসার যথাযথ ডকুমেন্টেশন থাকতে হবে, যেমন রসিদ, চালান এবং অর্থপ্রদানের প্রমাণ।

ট্যাক্স থেকে রক্ষা পেতে যা করনীয় 

কর কর্তন সর্বাধিক করতে এবং ট্যাক্স প্রবিধানগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করতে, ব্যবসাগুলি সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি গ্রহণ করতে পারে যেমন:

১) সঠিক রেকর্ড রাখা: কর কর্তন দাবি করার জন্য এবং অডিট বা জরিমানা ঝুঁকি কমানোর জন্য সমস্ত খরচ এবং কর্তনের সঠিক এবং সম্পূর্ণ রেকর্ড বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ।

২) একজন কর পেশাদারের সাথে পরামর্শ করা: একজন কর পেশাদারের সাথে কাজ করা ব্যবসায়িকদের তাদের ছাড়ের জন্য তাদের যোগ্যতা বুঝতে এবং তাদের জন্য যোগ্য হতে পারে এমন অতিরিক্ত কর্তন শনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে।

৩) ট্যাক্স রেগুলেশন সম্পর্কে আপ-টু-ডেট থাকা: ট্যাক্স প্রবিধানগুলি ঘন ঘন পরিবর্তিত হতে পারে, তাই সাম্প্রতিক প্রবিধান এবং নিয়মগুলি সম্পর্কে আপ-টু-ডেট থাকা ব্যবসাগুলিকে সমস্ত উপলব্ধ কর্তনের সুবিধা নিতে সাহায্য করতে পারে।

মার্কেটিং কৌশল অপ্টিমাইজ করুন

মার্কেটিং যে কোনো ব্যবসার একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। কিন্তু এটি একটি উল্লেখযোগ্য ব্যয়ও হতে পারে। আপনার বিপণন কৌশল অপ্টিমাইজ করতে এবং খরচ কমাতে, নিম্নলিখিত বিবেচনা করুন:

বিপণন ব্যয়ের মধ্যে সাধারণত বিজ্ঞাপন, জনসংযোগ, প্রচার এবং একটি ব্যবসা এবং এর পণ্য বা পরিষেবার প্রচারের জন্য ডিজাইন করা অন্যান্য কার্যকলাপ অন্তর্ভুক্ত থাকে। যদিও এই খরচগুলি ব্র্যান্ড সচেতনতা তৈরি করতে এবং বিক্রয় তৈরির জন্য প্রয়োজনীয়, সেগুলি উল্লেখযোগ্য হতে পারে, বিশেষ করে সীমিত বাজেটের সাথে ছোট ব্যবসার জন্য।

মার্কেটিং খরচ অপ্টিমাইজ করার পদ্ধতি

১) লক্ষ্যযুক্ত বিপণনের উপর ফোকাস করুন: একটি বিস্তৃত অডিয়েন্সের কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করার পরিবর্তে, আপনার পণ্য বা পরিষেবাগুলিতে আগ্রহী হতে পারে এমন নির্দিষ্ট অংশগুলিকে লক্ষ্য করার দিকে মনোনিবেশ করুন। এটি আপনার বিপণন প্রচেষ্টার কার্যকারিতা উন্নত করার সাথে সাথে বিপণন খরচ কমাতে সাহায্য করতে পারে।

২) কম খরচে মার্কেটিং মিডিয়া ব্যবহার করুন: কম খরচে মার্কেটিং চ্যানেল ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন, যেমন সোশ্যাল মিডিয়া, ইমেল মার্কেটিং বা কন্টেন্ট মার্কেটিং, যা অত্যন্ত কার্যকর এবং সাশ্রয়ী হতে পারে।

৩) গ্রাহকের রেফারেলের সুবিধা নিন: সন্তুষ্ট গ্রাহকদের তাদের বন্ধু এবং পরিবারকে আপনার ব্যবসায় রেফার করতে উত্সাহিত করুন, যা অতিরিক্ত বিপণন খরচ না করে নতুন ব্যবসা তৈরি করার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে।

বিপণন খরচ-সঞ্চয় টিপস:

আপনার বিপণন কৌশলের জন্য এখানে কিছু অতিরিক্ত খরচ-সঞ্চয় টিপস রয়েছে:

• আপনার বিপণন ROI নিরীক্ষণ করুন: আপনার বিপণন প্রচেষ্টার কার্যকারিতা ট্র্যাক করুন এবং আপনার বিনিয়োগের উপর রিটার্ন সর্বাধিক করার জন্য প্রয়োজন অনুযায়ী আপনার কৌশল সামঞ্জস্য করুন।
• বিক্রেতাদের সাথে আলোচনা করুন: বিজ্ঞাপন বা অন্যান্য বিপণন পরিষেবার জন্য বিক্রেতাদের সাথে কাজ করার সময়, খরচ কমাতে ভাল হার বা ছাড়ের জন্য আলোচনা করুন।
• বিনামূল্যে বিপণন সরঞ্জাম ব্যবহার করুন: বিনামূল্যে বিপণন সরঞ্জামের সুবিধা নিন, যেমন Google my business কোনো খরচ ছাড়াই আপনার ব্যবসার প্রচার করতে।

অতঃপর বলা যায়, আপনার বিপণন কৌশল অপ্টিমাইজ করা ব্যবসায়িক খরচ কমানোর একটি কার্যকর উপায়। লক্ষ্যযুক্ত বিপণনের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করে, কম খরচের মিডিয়া ব্যবহার করে, গ্রাহকের রেফারেলগুলি ব্যবহার করে, আপনার ROI নিরীক্ষণ করে, বিক্রেতাদের সাথে আলোচনা করে এবং বিনামূল্যে বিপণন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে, আপনি এখনও কার্যকরভাবে আপনার ব্যবসার প্রচার এবং বিক্রয় চালানোর পাশাপাশি বিপণন ব্যয় কমাতে পারেন।

অন্যান্য রিসোর্স সমূহ 

ব্যবসায়িক খরচ কমানোর জন্য কিছু টুলস

• অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার: QuickBooks বা Xero এর মতো অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে খরচ, আয় এবং চালানের ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করতে পারে।
• ব্যয় ট্র্যাকিং অ্যাপস: এক্সপেনসিফাই বা রসিদ ব্যাঙ্কের মতো অ্যাপগুলি আপনাকে আপনার ব্যবসার খরচগুলি ট্র্যাক করতে এবং করের উদ্দেশ্যে সেগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে সহায়তা করতে পারে।
• বাজেটিং টুলস: মিন্ট বা ইউ নিড এ বাজেটের মতো বাজেটিং টুল আপনাকে আপনার ব্যবসার জন্য একটি বাজেট তৈরি এবং পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারে।
• শক্তি-সংরক্ষণ সরঞ্জাম: স্মার্ট থার্মোস্ট্যাট বা LED আলোর মতো শক্তি-সংরক্ষণ সরঞ্জাম কর্মক্ষেত্রে শক্তি খরচ কমাতে সাহায্য করতে পারে।

নিম্মে উল্লেখিত বই গুলো পড়তে পারেন উক্ত বিষয়ে আরো বেশি জ্ঞান অর্জন করতে 

• “101 Ways to Cut Business Expenses” by Barbara Weltman
• “The Lean Startup” by Eric Ries
• “Small Business Taxes” by Barbara Weltman
• “The E-Myth Revisited” by Michael Gerber
• Small Business Administration (SBA) website

স্থানীয় ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান, যেমন – চেম্বার অফ কমার্স, ব্যবসায়িক খরচ কমানোর বিষয়ে কর্মশালা বা সেমিনার প্রদান করতে পারে। খরচ কমানোর কৌশল এবং সংস্থানগুলি ভাগ করার জন্য আপনার শিল্পের অন্যান্য ব্যবসার মালিকদের সাথে নেটওয়ার্কিং করা সহায়ক হতে পারে।

পরিশেষে কিছু কথা 

এই ছিলো এবারের মত “কিভাবে ব্যবসার খরচ কমানো যায়” সেই বিষয়ক তথ্য। এখানে বেশ রিসোর্চ সম্পন্ন তথ্য প্রদানের পাশাপাশি এক্সট্রা কিছু উপায় সম্পর্কে জানানো হয়েছে। আমাদের উদ্দেশ্য ছিলো একজন ব্যবসায়ীকে তার ব্যবসায়ের অতিরিক্ত খরচ গুলো থেকে মুক্তি দেয়ার জন্য পথ প্রদর্শণ করানো যা আশা করি উক্ত আর্টিকেলের মাধ্যমে কিছুটা হলেও দিতে সক্ষম হয়েছি। এমনই দারুন সব ব্যবসায়িক আইডিয়া ও সমস্যার সমাধান পেতে অনুসরণ করুন বাংলা আলো ওয়েবসাইটের ব্যবসা বাণিজ্য নামক ক্যাটাগরিটি। ধন্যবাদ।